Ablauf
In drei Schritten vom Aufruf zum fertigen Plan
Kein Hinterhertelefonieren, kein Abtippen von Zetteln. Jeder trägt sich selbst ein, und die Orga behält den Überblick.
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1
Einladen
Die Orga legt das Fest mit seinen Einsätzen an, gern mit dem Vorjahr als Vorlage, und lädt alle Mitglieder per Mail ein. Ein persönlicher Link genügt; wer ein Vereinskonto hat, meldet sich darüber an.
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2
Eintragen
Jedes Mitglied hakt am Handy ab, wann es kann und was es gut kann – für sich und die ganze Familie. Dazu auf Wunsch ein Lieblingsplatz und der Kuchen fürs Kuchenbuffet. Wer dieses Jahr nicht kann, sagt mit einem Klick ab.
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3
Einteilen & verschicken
Ein Klick füllt die freien Plätze: Bewährte zuerst, Neue neben Erfahrenen, die Last fair verteilt. Konflikte stehen gleich daneben. Dann den Plan veröffentlichen, als PDF aushängen und allen Eingeteilten ihre Einsätze mailen.
Funktionen
Gemacht für die, die helfen – und die, die planen
Für Mitglieder in zwei Minuten erledigt, für die Orga die ganze Festplanung an einem Ort.
Für Mitglieder
- Ohne Konto und ohne App: persönlicher Anmeldelink per Mail oder das Vereinskonto (SSO), läuft im Browser am Handy.
- Verfügbarkeit pro Einsatz abhaken, eigene Stärken wählen und optional einen Wunschplatz angeben.
- Die ganze Familie über das eigene Konto mit eintragen – Partnerin, Partner, Kinder.
- Kuchen und Waffelteig für den Kuchenverkauf anmelden.
- Eigene Einsätze nach der Veröffentlichung sehen, als PDF und für den Kalender.
Für die Orga
- Einteilung pro Einsatz mit Bereichen als Spalten, Stammbesetzung, Wünschen und einer Liste aller Konflikte – nicht verfügbar, doppelt belegt, Skill fehlt, zu viele Einsätze.
- Automatischer Vorschlag: füllt nur freie Plätze, bevorzugt Bewährte, mischt Neue mit Erfahrenen und verteilt die Last gleichmäßig.
- E-Mails mit Vorlagen an alle, an Nicht-Rückmelder oder an alle Eingeteilten – mit Vorschau, Versandprotokoll und automatischer Erinnerung vor der Frist.
- Vorjahr als Vorlage: Einsätze, Jobs, Personenzahlen und Stammbesetzung übernehmen; die Nachbereitung („hat gepasst“) fließt ins nächste Jahr ein.
- Export: Einteilung als PDF wie die gewohnte Papierliste, leere Vorlage, CSV; Mitgliederliste per CSV importieren.
Und alles rund ums Fest
ToDos des Fest-Teams
Aufgaben als Karten mit Ressort, Fälligkeit und Verantwortlichen – von der Gaststättengenehmigung bis zum WC-Wagen. Mit Erinnerung und Excel-Import.
Aufbau-Stationen
Pro Stand Materialliste mit Lagerort, Strombedarf, Hinweisen und Fotos – per QR-Code direkt am Aufbauplatz aufrufbar.
Drucksachen
Preislisten, Plakate, Schilder und Wegweiser aus Bausteinen – im Corporate Design eures Vereins, als PDF zum Ausdrucken.
Rollen & Jugend
Mitglied, Jugendwart und Orga. Für die Jugend legt ihr fest, an welchen Plätzen und bis wie viel Uhr sie eingeteilt werden darf.
Einblick
So sieht Festeinteilung aus
Echte Ansichten der Anwendung – mit erfundenen Daten eines Mustervereins mitten in der Vorbereitung seines Herbstfests.
Datenschutz
Eure Mitgliederdaten bleiben bei euch
- Eine eigene Datenbank pro Verein – keine geteilte Plattform, kein Tracking, keine Werbung, keine Fremddienste.
- Mitglieder sehen nur sich und ihren Haushalt. Die Einschätzungen der Orga („bewährt“, „eher nicht“) sieht nur die Orga.
- Anmeldung über euer Vereinskonto (OpenID Connect, z. B. Synology SSO) oder per persönlichem Link – Passwörter speichert Festeinteilung nicht.
- Läuft als schlanker Docker-Container auch auf dem Vereins-NAS – oder bald bei uns auf Servern in der EU.
Aus der Praxis entstanden: als Helferplan für das Herbstfest der Feuerwehr Köngen – mit Theaterabend, Feldküche, Bierwagen und Kuchenbuffet.
Dort hat Festeinteilung die Papierliste abgelöst und ist weiter im Einsatz. Alles, was ein Vereinsfest dort braucht, ist eingeflossen – und passt genauso zu Musikverein, Sportverein oder Narrenzunft.
Pakete
Mögliche Pakete
Die Preise stehen noch nicht fest – die Beträge sind eine erste Orientierung. Für Vereine, die früh dabei sind, gibt es das erste Jahr kostenlos.
Pilotverein
Für die ersten Vereine
Ihr setzt Festeinteilung bei eurem nächsten Fest ein, wir richten alles mit euch ein – und ihr sagt uns ehrlich, was fehlt.
- Voller Funktionsumfang
- Einrichtung gemeinsam mit uns
- Direkter Draht für Wünsche
- Nur wenige Plätze
Verein
Wir betreiben es für euch
Festeinteilung unter eigener Adresse, ohne Server und ohne Technik im Verein. Beliebig viele Feste und Helfer. Noch nicht buchbar – meldet euch, wenn ihr Interesse habt.
- Kein Server, keine Einrichtung
- Eigene Datenbank, Server in der EU
- Updates und Sicherung inklusive
- Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Selbst betreiben
Auf eurem Server oder NAS
Für Vereine mit eigener IT: Festeinteilung als Docker-Container bei euch, angebunden an euer Vereinskonto per SSO.
- Betrieb auf eigener Hardware
- SSO-Anbindung (OpenID Connect)
- Updates inklusive
- Daten verlassen euer Netz nicht
Fragen
Was Vereine oft wissen wollen
Brauchen unsere Mitglieder ein Konto oder eine App?
Nein. Jedes Mitglied bekommt einen persönlichen Anmeldelink per Mail und trägt sich damit im Browser ein, am Handy wie am Rechner. Hat euer Verein schon Konten (etwa über das Synology-NAS), meldet man sich stattdessen damit an.
Unser Fest sieht ganz anders aus – passt das trotzdem?
Bereiche, Jobs, Skills und Einsätze legt ihr selbst an: Weinstand, Kaffeeküche, Kasse, Parkplatzdienst oder Aufbau am Vortag. Ob Straßenfest, Sommerfest, Konzert oder Weihnachtsmarkt – Festeinteilung bildet ab, wie euer Fest läuft.
Müssen wir jedes Jahr von vorne anfangen?
Nein. Eine neue Veranstaltung übernimmt das Vorjahr als Vorlage – Einsätze, Jobs, Personenzahlen und Stammbesetzung. Was ihr in der Nachbereitung festhaltet („hat gepasst“), berücksichtigt der Vorschlag im nächsten Jahr.
Wer sieht welche Daten?
Mitglieder sehen nur sich und ihren Haushalt und vor der Veröffentlichung auch nicht die Einteilung anderer. Die Orga sieht alles, ihre Einschätzungen der Helfer bleiben für Mitglieder unsichtbar. Personen lassen sich deaktivieren oder löschen.
Und Kinder und Jugendliche?
Die Jugend trägt der Jugendwart ein, ohne eigene Mailadresse. Ihr legt fest, an welchen Plätzen und bis wie viel Uhr Jugendliche eingeteilt werden dürfen – die Konfliktliste meldet, wenn etwas nicht passt.
Wie kommen wir an den Start?
Schreibt uns über das Formular unten, wann euer Fest ist und wie viele Helfer ihr ungefähr braucht. Wir zeigen euch Festeinteilung, importieren eure Mitgliederliste und richten mit euch das erste Fest ein.
Macht euer nächstes Fest entspannter.
Interessiert an Festeinteilung für euren Verein? Schreibt uns unverbindlich – wir zeigen euch die Anwendung und besprechen, was zu eurem Fest passt.
Danke, eure Anfrage ist angekommen!
Wir melden uns zeitnah bei euch.